Hướng Dẫn Sử Dụng App “Client Expenses” Trên AppSheet
Giới Thiệu
Ứng dụng “Client Expenses” được thiết kế để giúp các doanh nghiệp và cá nhân theo dõi chi phí liên quan đến khách hàng. App cung cấp cách quản lý hiệu quả các khoản chi phí, giúp tối ưu hóa ngân sách, duy trì mối quan hệ với khách hàng và tạo ra các báo cáo minh bạch.
Tính Năng Chính
- Quản Lý Chi Phí Khách Hàng
- Ghi nhận chi tiết các khoản chi phí theo từng khách hàng, bao gồm mô tả, danh mục, số tiền, và ngày phát sinh.
- Phân Loại Chi Phí
- Hỗ trợ phân loại chi phí theo danh mục như: tiếp khách, quà tặng, đi lại, sự kiện, hoặc dịch vụ.
- Theo Dõi Ngân Sách
- Đặt ngân sách cho từng khách hàng hoặc từng dự án để theo dõi chi tiêu hiệu quả.
- Tải Lên Hóa Đơn và Biên Lai
- Cho phép tải lên hình ảnh hóa đơn, biên lai để lưu trữ và kiểm tra sau này.
- Tích Hợp Báo Cáo Tự Động
- Xuất báo cáo chi tiết chi phí theo khách hàng, thời gian hoặc danh mục.
- Hỗ trợ định dạng file Excel hoặc PDF để chia sẻ.
- Nhắc Nhở Hóa Đơn Quá Hạn
- Gửi thông báo nhắc nhở khi có hóa đơn hoặc chi phí chưa được xử lý hoặc phê duyệt.
- Quản Lý Người Dùng
- Phân quyền sử dụng: chỉ định ai có thể thêm, chỉnh sửa, hoặc xem các khoản chi phí.
- Tích Hợp Mobile và Cloud
- Đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị và lưu trữ đám mây để đảm bảo truy cập mọi lúc, mọi nơi.
Đối Tượng Sử Dụng
- Ngành Tài Chính – Kế Toán: Theo dõi và quản lý chi phí khách hàng cho các công ty tài chính hoặc công ty dịch vụ kế toán.
- Công Ty Dịch Vụ: Theo dõi chi phí tiếp khách, sự kiện hoặc quà tặng liên quan đến khách hàng.
- Ngành Bán Lẻ: Quản lý các khoản chi phí phát sinh trong quá trình chăm sóc khách hàng VIP.
- Nhà Tư Vấn và Freelancer: Ghi nhận chi phí dự án theo từng khách hàng hoặc hợp đồng.
- Công Ty Du Lịch: Theo dõi chi phí đi lại, đặt vé, và dịch vụ khách sạn cho khách hàng.
Cách Sử Dụng App
1. Thêm Chi Phí Mới
- Truy cập mục “Add Expense.”
- Điền đầy đủ thông tin:
- Tên khách hàng.
- Danh mục chi phí.
- Số tiền.
- Ngày phát sinh.
- Ghi chú (nếu cần).
- Tải lên ảnh hóa đơn hoặc biên lai (nếu có).
2. Theo Dõi Ngân Sách
- Truy cập “Budget Tracker.”
- Xem tổng chi phí so với ngân sách đã đặt cho từng khách hàng hoặc dự án.
- Nhận cảnh báo khi chi tiêu vượt ngân sách.
3. Báo Cáo Chi Phí
- Vào mục “Reports” để xuất báo cáo chi phí.
- Lọc dữ liệu theo khoảng thời gian, danh mục, hoặc khách hàng.
- Tải báo cáo xuống dưới dạng file Excel hoặc PDF.
4. Quản Lý Hóa Đơn và Biên Lai
- Truy cập “Receipts” để xem và kiểm tra hình ảnh hóa đơn đã tải lên.
- Tìm kiếm hóa đơn dựa trên khách hàng, danh mục, hoặc ngày phát sinh.
5. Phân Quyền Người Dùng
- Trong mục “User Management,” phân quyền cho các thành viên trong nhóm.
- Đảm bảo tính bảo mật bằng cách giới hạn quyền truy cập theo vai trò.
Kết Luận
Ứng dụng “Client Expenses” là công cụ quản lý chi phí hiệu quả và minh bạch. Nhờ các tính năng quản lý, báo cáo và tích hợp tiện lợi, app giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tối ưu hóa nguồn lực. Hãy trải nghiệm ngay hôm nay để đưa việc quản lý chi phí khách hàng của bạn lên một tầm cao mới!
