Hướng Dẫn Sử Dụng App “Shift and Task Management” Trên AppSheet
Giới Thiệu
Ứng dụng “Shift and Task Management” được phát triển để hỗ trợ quản lý lịch làm việc và phân công nhiệm vụ trong doanh nghiệp. Với giao diện thân thiện và các tính năng công nghệ mạnh mẽ, ứng dụng này giúp tối ưu hóa việc quản lý ca làm và nhiệm vụ, từ đó tăng năng suất làm việc và hiệu quả điều hành.
Tính Năng Chính
- Quản Lý Ca Làm Việc
- Lập lịch ca làm chi tiết: thời gian bắt đầu, kết thúc, và nhân viên phụ trách.
- Theo dõi trạng thái ca làm (đang làm, hoàn tất, hủy bỏ).
- Tự động thông báo lịch làm qua email hoặc ứng dụng.
- Phân Công Nhiệm Vụ
- Tạo danh sách công việc chi tiết và gán cho nhân viên hoặc nhóm cụ thể.
- Hỗ trợ phân loại nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên và hạn chót hoàn thành.
- Theo Dõi Tiến Độ Công Việc
- Hiển thị trạng thái từng nhiệm vụ (chưa bắt đầu, đang thực hiện, đã hoàn thành).
- Báo cáo nhanh các nhiệm vụ bị chậm trễ hoặc hoàn thành vượt tiến độ.
- Tích Hợp Lịch Làm Việc
- Đồng bộ với Google Calendar hoặc Outlook Calendar để xem lịch ca làm và nhiệm vụ ngay trên lịch cá nhân.
- Nhắc Nhở Tự Động
- Gửi nhắc nhở trước ca làm hoặc hạn chót nhiệm vụ, đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót.
- Báo Cáo Hiệu Suất
- Cung cấp báo cáo chi tiết về:
- Hiệu suất làm việc theo nhân viên.
- Số nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn.
- Tình trạng ca làm (đúng giờ, muộn, vắng mặt).
- Cung cấp báo cáo chi tiết về:
- Quản Lý Nhân Sự Linh Hoạt
- Hỗ trợ quản lý nhân viên theo ca linh hoạt, phù hợp với các ngành yêu cầu lịch làm việc không cố định.
- Chức năng trao đổi ca làm giữa các nhân viên.
Đối Tượng Sử Dụng
- Ngành Nhà Hàng – Khách Sạn: Quản lý lịch làm việc của nhân viên phục vụ, lễ tân, và đầu bếp.
- Ngành Bán Lẻ: Theo dõi lịch làm của nhân viên bán hàng và thực hiện các nhiệm vụ kiểm kê.
- Công Ty Sản Xuất: Quản lý lịch làm việc theo ca và phân công nhiệm vụ trong dây chuyền sản xuất.
- Ngành Y Tế: Điều phối ca làm của bác sĩ, y tá, và các nhiệm vụ liên quan đến bệnh nhân.
- Doanh Nghiệp IT: Tổ chức lịch làm và nhiệm vụ trong các dự án phần mềm hoặc hỗ trợ kỹ thuật.
Cách Sử Dụng App
1. Tạo Lịch Ca Làm Việc
- Truy cập mục “Shift Schedule” và chọn “Add New Shift.”
- Điền thông tin chi tiết:
- Thời gian bắt đầu và kết thúc ca.
- Nhân viên phụ trách.
- Ghi chú (nếu cần).
- Nhấn “Save” để hoàn tất.
2. Phân Công Nhiệm Vụ
- Vào mục “Task Assignment” và chọn “Add Task.”
- Nhập các thông tin sau:
- Tên nhiệm vụ.
- Mô tả chi tiết.
- Người thực hiện.
- Hạn chót hoàn thành.
- Lưu nhiệm vụ để thông báo tới người được phân công.
3. Theo Dõi Tiến Độ
- Truy cập mục “Dashboard” để xem tiến độ ca làm và nhiệm vụ.
- Sử dụng bộ lọc để tìm kiếm theo trạng thái, người phụ trách, hoặc thời gian.
4. Nhắc Nhở Lịch Làm Việc và Nhiệm Vụ
- Hệ thống tự động gửi thông báo trước ca làm hoặc nhiệm vụ sắp hết hạn.
- Cài đặt nhắc nhở riêng nếu cần.
5. Xem Báo Cáo Hiệu Suất
- Truy cập mục “Reports” để xem:
- Số ca làm hoàn thành đúng giờ.
- Hiệu suất thực hiện nhiệm vụ.
- Tổng quan về năng suất của toàn bộ nhân viên.
Kết Luận
Ứng dụng “Shift and Task Management” mang lại sự tiện lợi và chuyên nghiệp trong quản lý ca làm và nhiệm vụ. Bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến, app giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, tăng hiệu quả và cải thiện sự hài lòng của nhân viên. Hãy thử ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
