Hướng Dẫn Sử Dụng App “Visitor Check-ins” Trên AppSheet
Giới Thiệu
Ứng dụng “Visitor Check-ins” được phát triển để quản lý và theo dõi khách đến thăm một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp, tổ chức giáo dục, sự kiện, hoặc cơ sở y tế cần kiểm soát lượng khách ra vào. App giúp cải thiện tính bảo mật, giảm bớt thủ tục giấy tờ, và tăng cường trải nghiệm của khách.
Tính Năng Chính
- Đăng Ký Khách Đến
- Khách có thể tự đăng ký thông qua giao diện người dùng thân thiện hoặc nhân viên lễ tân nhập thông tin.
- Thu thập chi tiết như tên, công ty, lý do thăm, người phụ trách, và thời gian đến.
- Quét Mã QR
- Tạo mã QR cho khách thường xuyên hoặc sự kiện để kiểm tra nhanh khi đến.
- Chụp Hình và Xác Nhận Danh Tính
- Hỗ trợ chụp hình khách ngay tại thời điểm check-in để tăng cường bảo mật.
- In Thẻ Khách Tự Động
- Tích hợp với máy in để in thẻ khách chứa thông tin cơ bản, mã QR, hoặc ảnh.
- Theo Dõi Thời Gian Check-in và Check-out
- Ghi nhận thời gian khách đến và rời đi, giúp theo dõi chính xác lượng người trong tòa nhà tại từng thời điểm.
- Danh Sách Khách Hẹn Trước
- Cho phép nhập danh sách khách hẹn trước, giúp quy trình check-in nhanh gọn hơn.
- Thông Báo Tự Động
- Gửi thông báo đến người phụ trách qua email hoặc ứng dụng khi khách đến.
- Báo Cáo Lượt Khách
- Cung cấp báo cáo chi tiết về số lượng khách theo ngày, tuần, tháng; thông tin khách thường xuyên; và thời gian trung bình lưu lại.
Đối Tượng Sử Dụng
- Văn Phòng và Doanh Nghiệp: Quản lý khách đến tham dự họp, phỏng vấn, hoặc gặp đối tác.
- Tổ Chức Sự Kiện: Theo dõi khách tham dự hội thảo, hội nghị, hoặc triển lãm.
- Trường Học: Kiểm soát phụ huynh, khách đến thăm hoặc nhân viên tạm thời.
- Bệnh Viện: Quản lý bệnh nhân đến thăm khám hoặc khách vào khu vực hạn chế.
- Khu Công Nghiệp và Nhà Máy: Ghi nhận thông tin khách ra vào khu vực sản xuất.
Cách Sử Dụng App
1. Đăng Ký Khách Mới
- Truy cập mục “New Visitor.”
- Điền thông tin:
- Họ và tên.
- Công ty (nếu có).
- Lý do thăm.
- Người phụ trách.
2. Quét Mã QR
- Nếu khách có mã QR, chọn mục “QR Check-in” và quét mã để hoàn tất đăng ký nhanh chóng.
3. Chụp Hình và In Thẻ Khách
- Tại quầy lễ tân, sử dụng camera tích hợp để chụp hình.
- Nhấn “Print Badge” để in thẻ khách.
4. Check-out
- Khi khách rời đi, chọn mục “Check-out” và quét mã QR trên thẻ khách hoặc nhập tên khách để hoàn tất.
5. Theo Dõi Báo Cáo
- Vào mục “Reports” để xem thông tin chi tiết về lượng khách theo ngày hoặc danh sách khách thường xuyên.
Lợi Ích Công Nghệ
- Tích Hợp GPS: Xác định vị trí khách khi cần thiết.
- Lưu Trữ Đám Mây: Đảm bảo dữ liệu khách được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi.
- Tương Thích Đa Thiết Bị: Hoạt động trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính để bàn.
Kết Luận
Ứng dụng “Visitor Check-ins” mang lại giải pháp toàn diện cho việc quản lý khách đến thăm. Với tính năng hiện đại và giao diện dễ sử dụng, app giúp doanh nghiệp và tổ chức cải thiện tính bảo mật, tối ưu quy trình vận hành, và nâng cao trải nghiệm của khách. Hãy sử dụng ngay hôm nay để đơn giản hóa quy trình check-in!
