Hướng Dẫn Sử Dụng App “Approvals” Trên AppSheet
Giới Thiệu
Ứng dụng “Approvals” là một công cụ hiện đại, giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp. Dù là yêu cầu nghỉ phép, đề xuất dự án, ngân sách, hay các loại phê duyệt khác, app “Approvals” đảm bảo mọi yêu cầu được xử lý nhanh chóng, minh bạch và chính xác.
Tính Năng Chính
- Tạo Yêu Cầu Phê Duyệt
- Nhân viên có thể tạo yêu cầu, nhập đầy đủ thông tin như loại phê duyệt, lý do, tài liệu đính kèm và thời hạn cần xử lý.
- Quy Trình Phê Duyệt Đa Cấp
- Hỗ trợ phê duyệt qua nhiều cấp quản lý, từ trưởng nhóm đến giám đốc, với các tiêu chí được tùy chỉnh.
- Thông Báo Tự Động
- Gửi thông báo qua email hoặc trong app khi có yêu cầu mới, hoặc khi trạng thái yêu cầu thay đổi.
- Theo Dõi Trạng Thái Yêu Cầu
- Hiển thị trạng thái thời gian thực của mỗi yêu cầu: Đang chờ duyệt, Đã duyệt, hoặc Bị từ chối.
- Lịch Sử và Nhật Ký Phê Duyệt
- Ghi lại toàn bộ lịch sử phê duyệt để đảm bảo minh bạch và dễ dàng truy xuất khi cần.
- Tùy Chỉnh Quy Trình
- Người quản lý có thể tùy chỉnh quy trình phê duyệt cho từng loại yêu cầu (ví dụ: phê duyệt ngân sách cần nhiều cấp hơn phê duyệt nghỉ phép).
- Báo Cáo và Phân Tích
- Cung cấp báo cáo tổng hợp số lượng yêu cầu đã xử lý, tỷ lệ phê duyệt, và thời gian trung bình cho mỗi loại yêu cầu.
Đối Tượng Sử Dụng
- Doanh Nghiệp Lớn: Quản lý các yêu cầu phê duyệt phức tạp từ nhiều phòng ban.
- Doanh Nghiệp Nhỏ: Tối ưu hóa quy trình phê duyệt nội bộ với chi phí thấp.
- Tổ Chức Phi Lợi Nhuận: Đảm bảo minh bạch trong các quyết định phê duyệt ngân sách hoặc hoạt động.
- Ngành Tài Chính: Hỗ trợ phê duyệt hợp đồng, thanh toán và các yêu cầu chi phí khác.
Cách Sử Dụng App
1. Tạo Yêu Cầu Phê Duyệt
- Nhân viên vào mục “Create New Request.”
- Nhập thông tin chi tiết:
- Loại yêu cầu (ngân sách, nghỉ phép, dự án, v.v.)
- Lý do yêu cầu.
- Thời hạn cần xử lý.
- Đính kèm tài liệu (nếu cần).
- Bấm “Submit” để gửi yêu cầu.
2. Xem và Duyệt Yêu Cầu
- Người quản lý truy cập mục “Pending Approvals.”
- Xem chi tiết yêu cầu, tài liệu đính kèm và lý do.
- Chọn “Approve” (Phê duyệt) hoặc “Reject” (Từ chối) và thêm nhận xét nếu cần.
3. Theo Dõi Trạng Thái Yêu Cầu
- Nhân viên vào mục “My Requests” để xem trạng thái yêu cầu.
- Nếu bị từ chối, có thể chỉnh sửa và gửi lại yêu cầu.
4. Tạo Báo Cáo
- Quản lý vào mục “Reports” để xem số liệu thống kê:
- Số lượng yêu cầu đã phê duyệt.
- Tỷ lệ phê duyệt theo từng loại yêu cầu.
- Thời gian xử lý trung bình.
Kết Luận
Ứng dụng “Approvals” giúp doanh nghiệp xử lý các yêu cầu phê duyệt một cách nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả. Với quy trình tự động hóa và tích hợp báo cáo thông minh, app này là công cụ không thể thiếu cho các tổ chức muốn nâng cao hiệu suất làm việc và kiểm soát quy trình nội bộ. Trải nghiệm ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình phê duyệt của bạn!
