Hướng Dẫn Sử Dụng App “Employee Onboarding” Trên AppSheet
Giới Thiệu
Ứng dụng “Employee Onboarding” là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và tự động hóa quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Từ việc cung cấp tài liệu, hướng dẫn đào tạo đến theo dõi tiến trình, app giúp đảm bảo nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và bắt nhịp công việc.
Tính Năng Chính
- Quản Lý Quy Trình Onboarding
- Tạo danh sách các bước cần thiết trong quá trình tiếp nhận nhân viên mới, như: nộp giấy tờ, đào tạo ban đầu, thiết lập tài khoản, v.v.
- Giao Nhiệm Vụ Tự Động
- Giao các nhiệm vụ cụ thể đến từng nhân viên hoặc phòng ban phụ trách, như: bộ phận nhân sự, quản lý trực tiếp, hoặc IT.
- Theo Dõi Tiến Độ Onboarding
- Theo dõi tiến độ hoàn thành của từng nhân viên mới theo thời gian thực.
- Cảnh báo khi có bước chưa hoàn thành hoặc chậm tiến độ.
- Lưu Trữ Tài Liệu
- Cung cấp tài liệu hướng dẫn, video đào tạo, và biểu mẫu cần thiết cho nhân viên mới ngay trên app.
- Bảng Điều Khiển Dành Cho Quản Lý
- Cung cấp tổng quan về tất cả nhân viên đang trong quá trình onboarding.
- Báo cáo tiến độ theo nhóm, bộ phận hoặc cá nhân.
- Hỗ Trợ Đánh Giá Sau Onboarding
- Gửi biểu mẫu đánh giá hiệu quả của quy trình onboarding và phản hồi từ nhân viên mới.
- Thông Báo Tự Động
- Gửi nhắc nhở qua email hoặc thông báo app khi nhiệm vụ cần hoàn thành hoặc khi nhân viên mới hoàn thành một bước.
Đối Tượng Sử Dụng
- Phòng Nhân Sự: Quản lý và giám sát toàn bộ quy trình onboarding.
- Quản Lý Bộ Phận: Theo dõi và hỗ trợ nhân viên mới trong nhóm của mình.
- Nhân Viên IT: Đảm bảo cung cấp công cụ làm việc và hỗ trợ kỹ thuật cho nhân viên mới.
- Doanh Nghiệp Lớn: Giúp tổ chức có hệ thống onboarding tiêu chuẩn, đặc biệt với số lượng nhân viên lớn.
- Startup: Tạo ra một quy trình tiếp nhận chuyên nghiệp cho đội ngũ đang mở rộng.
Cách Sử Dụng App
1. Tạo Quy Trình Onboarding
- Truy cập mục “Setup Workflow.”
- Thêm các bước quy trình, ví dụ:
- Ký hợp đồng.
- Nộp giấy tờ tùy thân.
- Hoàn thành buổi đào tạo ban đầu.
- Kích hoạt tài khoản email và phần mềm.
2. Thêm Nhân Viên Mới
- Tại mục “Add New Employee,” nhập các thông tin cơ bản:
- Họ tên.
- Vị trí.
- Ngày bắt đầu.
- Bộ phận làm việc.
3. Phân Công Nhiệm Vụ
- Giao nhiệm vụ cho các cá nhân hoặc phòng ban phụ trách.
- Ví dụ: IT phụ trách cấp laptop, quản lý trực tiếp hướng dẫn công việc.
4. Theo Dõi Tiến Trình
- Kiểm tra trạng thái từng nhiệm vụ trong mục “Onboarding Progress.”
- Nhận thông báo về các bước chậm tiến độ hoặc chưa hoàn thành.
5. Cung Cấp Tài Liệu Đào Tạo
- Nhân viên mới truy cập “Resources” để xem tài liệu hoặc video hướng dẫn.
6. Hoàn Thành Quy Trình
- Sau khi hoàn thành tất cả các bước, nhân viên sẽ nhận thông báo xác nhận.
- Quản lý đánh giá quá trình onboarding và thu thập phản hồi từ nhân viên.
Kết Luận
Ứng dụng “Employee Onboarding” mang đến giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc tiếp nhận và hướng dẫn nhân viên mới. Với khả năng tự động hóa, theo dõi tiến độ, và cung cấp tài liệu, app đảm bảo nhân viên mới được trang bị đầy đủ để bắt đầu công việc. Hãy sử dụng ngay hôm nay để tối ưu quy trình onboarding của bạn!
