Hướng Dẫn Sử Dụng App “PTO Tracker” Trên AppSheet
Giới Thiệu
Ứng dụng “PTO Tracker” (Paid Time Off Tracker) được thiết kế để quản lý các yêu cầu nghỉ phép, theo dõi thời gian nghỉ của nhân viên và cung cấp báo cáo chi tiết về tình trạng nghỉ phép trong tổ chức. App giúp tối ưu hóa quy trình xử lý yêu cầu nghỉ phép, tăng tính minh bạch và giảm thiểu nhầm lẫn trong quản lý thời gian nghỉ.
Tính Năng Chính
- Quản Lý Yêu Cầu Nghỉ Phép
- Nhân viên có thể gửi yêu cầu nghỉ phép với lý do, ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Người quản lý nhận thông báo và phê duyệt hoặc từ chối trực tiếp từ ứng dụng.
- Theo Dõi Quỹ Nghỉ Phép
- Hiển thị tổng số ngày nghỉ phép còn lại, đã sử dụng và tích lũy của mỗi nhân viên.
- Lịch Nghỉ Phép Toàn Công Ty
- Tích hợp lịch hiển thị thời gian nghỉ của tất cả nhân viên, giúp tránh xung đột lịch nghỉ.
- Thông Báo Tự Động
- Gửi thông báo qua email hoặc ứng dụng khi yêu cầu nghỉ phép được chấp thuận hoặc từ chối.
- Báo Cáo và Thống Kê
- Báo cáo chi tiết thời gian nghỉ phép theo từng nhân viên, phòng ban hoặc toàn công ty.
- Xuất báo cáo để phân tích hoặc lưu trữ hồ sơ.
- Phân Quyền Sử Dụng
- Nhân viên chỉ thấy thông tin của mình, trong khi quản lý có quyền truy cập toàn bộ dữ liệu nghỉ phép.
- Linh Hoạt Tùy Chỉnh
- Hỗ trợ các loại nghỉ khác nhau như nghỉ bệnh, nghỉ phép cá nhân, hoặc nghỉ thai sản.
Đối Tượng Sử Dụng
- Doanh Nghiệp: Quản lý nghỉ phép của nhân viên một cách hệ thống và minh bạch.
- Phòng Nhân Sự (HR): Theo dõi quỹ nghỉ phép và phê duyệt yêu cầu nghỉ một cách hiệu quả.
- Tổ Chức Giáo Dục: Theo dõi thời gian nghỉ của giảng viên và nhân viên.
- Công Ty Sản Xuất: Đảm bảo lịch nghỉ không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất.
Cách Sử Dụng App
1. Gửi Yêu Cầu Nghỉ Phép
- Nhân viên truy cập mục “Request PTO.”
- Nhập thông tin:
- Loại nghỉ (Nghỉ bệnh, Nghỉ phép, Nghỉ cá nhân, v.v.).
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Lý do nghỉ (tùy chọn).
- Nhấn “Submit” để gửi yêu cầu đến quản lý.
2. Phê Duyệt Yêu Cầu
- Quản lý nhận thông báo về yêu cầu nghỉ.
- Truy cập mục “Approve Requests,” xem xét thông tin và chọn:
- “Approve” để chấp thuận.
- “Deny” để từ chối (có thể thêm ghi chú).
3. Xem Lịch Nghỉ
- Truy cập “PTO Calendar” để xem toàn bộ lịch nghỉ của nhân viên.
- Màu sắc phân biệt các trạng thái: Đã phê duyệt, Đang chờ xử lý, hoặc Từ chối.
4. Theo Dõi Quỹ Nghỉ
- Nhân viên có thể kiểm tra số ngày nghỉ còn lại của mình tại mục “My PTO Balance.”
- Quản lý xem báo cáo tổng quan trong “Team PTO Summary.”
5. Xuất Báo Cáo
- Vào mục “Reports” để xem dữ liệu nghỉ phép chi tiết:
- Số ngày nghỉ đã dùng theo tháng/quý/năm.
- Loại nghỉ phép phổ biến.
- Phân tích theo phòng ban.
Kết Luận
Ứng dụng “PTO Tracker” không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả thời gian nghỉ của nhân viên mà còn đảm bảo sự minh bạch và dễ dàng trong quy trình phê duyệt. Với tính năng tự động hóa và tích hợp lịch làm việc, app là công cụ hữu ích để nâng cao hiệu suất và sự hài lòng của cả nhân viên lẫn quản lý. Hãy thử ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình nghỉ phép của tổ chức!
