Hướng Dẫn Sử Dụng App “Tiered Approvals” Trên AppSheet
Giới Thiệu
Ứng dụng “Tiered Approvals” là giải pháp quản lý quy trình phê duyệt nhiều cấp bậc, phù hợp cho các tổ chức có hệ thống quản lý phức tạp. Ứng dụng này cho phép theo dõi và quản lý các yêu cầu phê duyệt từ cấp thấp đến cấp cao, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy trình.
Tính Năng Chính
- Quy Trình Phê Duyệt Nhiều Cấp
- Hỗ trợ cấu hình các cấp bậc phê duyệt dựa trên vai trò hoặc phòng ban.
- Mỗi cấp phê duyệt có thể đặt điều kiện cụ thể (ví dụ: giá trị yêu cầu, loại yêu cầu).
- Tạo Yêu Cầu Phê Duyệt
- Nhân viên hoặc người dùng có thể gửi yêu cầu kèm theo thông tin chi tiết như:
- Loại yêu cầu (ngân sách, nghỉ phép, mua sắm).
- Lý do yêu cầu và tệp đính kèm (nếu cần).
- Nhân viên hoặc người dùng có thể gửi yêu cầu kèm theo thông tin chi tiết như:
- Theo Dõi Tiến Trình
- Hiển thị trạng thái yêu cầu theo thời gian thực (Đang chờ, Đã phê duyệt, Từ chối).
- Cung cấp danh sách các cấp phê duyệt đã hoàn thành và cấp phê duyệt tiếp theo.
- Thông Báo Tự Động
- Gửi thông báo đến người dùng khi:
- Yêu cầu được chuyển đến cấp phê duyệt tiếp theo.
- Yêu cầu được phê duyệt hoặc từ chối.
- Gửi thông báo đến người dùng khi:
- Báo Cáo Chi Tiết
- Thống kê số lượng yêu cầu đã được phê duyệt, đang chờ xử lý, và bị từ chối.
- Phân tích thời gian xử lý trung bình của từng cấp phê duyệt.
- Phân Quyền Người Dùng
- Chỉ định quyền truy cập dựa trên vai trò (người yêu cầu, người phê duyệt, quản trị viên).
- Bảo mật thông tin yêu cầu cho từng cấp bậc.
Đối Tượng Sử Dụng
- Doanh Nghiệp Lớn: Quản lý quy trình phê duyệt ngân sách, mua sắm hoặc nhân sự.
- Tổ Chức Chính Phủ: Đảm bảo tuân thủ các quy trình phê duyệt công việc.
- Ngành Giáo Dục: Phê duyệt tài trợ, sự kiện hoặc các yêu cầu từ khoa phòng.
- Công Ty Sản Xuất: Quản lý yêu cầu mua nguyên vật liệu hoặc thiết bị.
- Dịch Vụ Tài Chính: Phê duyệt các khoản vay, chi phí, hoặc đề xuất tài chính.
Cách Sử Dụng App
1. Tạo Yêu Cầu Mới
- Vào mục “Create Request.”
- Nhập thông tin:
- Loại yêu cầu (mua sắm, nghỉ phép, v.v.).
- Số tiền (nếu áp dụng).
- Mô tả chi tiết và đính kèm tệp (nếu cần).
- Nhấn “Submit” để gửi yêu cầu vào quy trình phê duyệt.
2. Quy Trình Phê Duyệt
- Người phê duyệt ở mỗi cấp sẽ nhận thông báo và truy cập vào mục “Pending Approvals.”
- Sau khi xem xét, chọn:
- Approve: Phê duyệt yêu cầu và chuyển đến cấp tiếp theo.
- Reject: Từ chối yêu cầu kèm lý do.
3. Theo Dõi Yêu Cầu
- Người yêu cầu có thể vào mục “Track Requests” để xem:
- Yêu cầu đang ở cấp nào.
- Thời gian xử lý tại từng cấp.
- Kết quả cuối cùng.
4. Báo Cáo và Quản Trị
- Người quản trị truy cập mục “Reports” để theo dõi hiệu suất phê duyệt, bao gồm:
- Số lượng yêu cầu theo từng cấp.
- Các yêu cầu bị từ chối và lý do.
- Thời gian xử lý trung bình của từng bộ phận.
Kết Luận
Ứng dụng “Tiered Approvals” giúp chuẩn hóa quy trình phê duyệt nhiều cấp bậc, cải thiện hiệu suất và tính minh bạch. Với công nghệ hiện đại và tính năng mạnh mẽ, app này là giải pháp lý tưởng để nâng cao hiệu quả quản lý trong mọi tổ chức. Hãy thử ngay để trải nghiệm sự tiện lợi và chuyên nghiệp!
